Как крупный российский транспортный холдинг автоматизировал и ускорил внутренние бизнес-процессы, перейдя с бумажного документооборота на электронный

Компания MaxSoft успешно внедрила электронный документооборот Directum RX для компании ООО «АльянсАвтоГрупп» - содружество самодостаточных организаций, предоставляющих комплекс коммерческих услуг по подготовке и обеспечению процесса производства.

О компании

ООО «АльянсАвтоГрупп» – крупный транспортный холдинг, предоставляющий услуги в нефтегазовом секторе. География присутствия компании охватывает ключевые нефтегазоносные регионы России. В составе холдинга работает шесть предприятий, а численность сотрудников превышает 2 500 человек. Компания динамично развивается, увеличивая объемы работ и повышая качество оказываемых услуг.

Предпосылки, цели и задачи проекта

Работа ООО «АльянсАвтоГрупп» связана с огромным объемом входящей, исходящей и внутренней документации, включая отчеты, счета на оплату, договоры и процессы их согласования.

Ранее все процессы согласования проходили в бумажном формате, что приводило к задержкам из-за отсутствия контроля исполнения, возникновению простоев в организации и увеличению нагрузки на сотрудников. В связи с этим было принято решение о переходе на электронный документооборот, который обеспечил бы оперативность и прозрачность бизнес-процессов.

Как выбирали систему электронного документооборота

При выборе системы ключевыми критериями стали:

• гибкость и быстрота внедрения, что обеспечивает возможность адаптации под бизнес-процессы компании;
• наличие единого хранилища документов для удобного управления архивами;
• наличие мобильного приложения для обеспечения доступа к важным документам и задачам в любое время;
• простота настройки для возможности самостоятельно адаптировать систему без сложного программирования;

После анализа решений, представленных на рынке, руководство приняло решение о внедрении системы цифровизации процессов и документов Directum RX, так как продукт наиболее полно соответствовал потребностям организации.

Ход проекта

Для внедрения системы электронного документооборота компания привлекла квалифицированного партнера компании Directum – ООО «Макссофт-24». Внедрение решения в инфраструктуру организации проходило в несколько этапов.

1. Установка и настройка Directim RX. Результат этапа: готовая к эксплуатации система, настроенная с учетом особенностей организационной структуры и внутренних процессов;
2. Консультации сотрудников по работе в новой системе. Результат этапа: сотрудники адаптированы к изменениям и знают, как пользоваться новыми сервисами;
3. Ввод системы в эксплуатацию. Результат этапа: компания получила желаемый функционал по задачам автоматизации и оптимизации внутренних бизнес-процессов;
4. Внедрение модуля интеграции с 1С для автоматизации финансовых операций.

В ходе реализации проекта компания успешно внедрила и использует следующие модули Directum RX:

• Делопроизводство – управление входящей, исходящей и внутренней документацией;
• Договоры – автоматизированное согласование и контроль исполнения;
• Финансовый архив – упрощенный доступ к финансовым документам;
• Мобильные приложения – оперативное взаимодействие руководителей и сотрудников;
• Интеграция с Диадок – автоматический обмен юридически значимыми документами;
• Среда разработки – возможность доработки системы под внутренние процессы;
• База знаний – хранение и доступ к нормативным документам и регламентам.

Благодаря профессионализму команды ООО «Макссофт-24» удалось внедрить Directum RX в установленные сроки, оптимизировать рабочие процессы и повысить эффективность взаимодействия сотрудников за счет сокращения продолжительности согласования договоров, автоматизации рутинных операций с документами и отчетами.

Результаты проекта:

• сокращение времени согласования документов: без системы согласование длилось 10 дней; в системе 2 дня;
• масштабирование системы на отделы: 20 число пользователей на страте, а сейчас в системе работают 300 сотрудников;
• увеличение объема обрабатываемых документов: за время работы в системе создано более 140 000 документов;
• повышение контроля исполнения задач – возможность более тщательного контроля над жизненным циклом документов, отслеживания статусов и истории изменений.

В планах по дальнейшему развитию и масштабированию системы – увеличение числа сотрудников, работающих в системе; расширение количества лицензий.

Записаться на консультацию