Как компании работают с PDF на самом деле: разбор кейсов и решение, которое выбирают лидеры рынка

Ежедневная работа компаний построена на тоннах документов . Договоры, коммерческие предложения, отчёты, презентации -- большая часть этого документооборота приходится на формат PDF. Это больше, чем просмотр. Это редактирование, согласование, извлечение данных и защита конфиденциальной информации. Чтобы понять реальные потребности рынка, команда Content AI проанализировала опыт партнёров и клиентов, которые уже используют профессиональное решение — редактор ContentReader PDF.

Исследование подтвердило: современный PDF-редактор стал критически важным инструментом для повышения эффективности и безопасности бизнес-процессов. Разберем какие задачи компании решают с его помощью.

Ключевые сценарии использования в разных отделах:

1. Продажи и работа с клиентами. Сотрудники, постоянно взаимодействующие с внешним миром, работают с коммерческими предложениями, презентациями и договорами. Их приоритетные задачи -- оперативно адаптировать документ под конкретного клиента, скрыть конфиденциальные данные перед отправкой и исключить юридические риски Это подтверждают сотрудники компании «1С-Рарус», менеджер группы развития продаж ПО Антон Данилов и руководитель отдела продаж системного и прикладного ПО Елена Фоменко:
«Ежедневно мы работаем с большим объемом разноформатной документации: коммерческими предложениями, презентациями, брошюрами, опросными листами и, конечно, договорами. PDF — основной „рабочий“ формат, с которым приходится иметь дело. Один из наших ключевых сценариев — это подготовка и адаптация материалов перед отправкой. Мы исправляем опечатки, обновляем контакты, корректируем данные и скрываем конфиденциальную информацию прямо в PDF. Оцифровка и извлечение данных со сканов, скриншотов и сравнение двух версий договоров при работе с контрагентами незаменимы в нашей работе. Эти функции полностью исключают возможность случайного удаления данных или их намеренного искажения, финансовые и юридические риски для организации».

2. Закупки и юристы. На первый план выходят безопасность, точность и юридическая достоверность документов. Критически важны функции сравнения версий удаления чувствительных данных разбивки большого файла на отдельные документы для подписания.
«Я часто использую функцию сравнения документов. Это незаменимо при многоэтапном согласовании. Также очень полезна опция создания PDF из выбранных страниц: я заполняю множество форм в одном файле, а потом делю его на отдельные документы для подписания. Функция „Удаление данных“ критически важна, чтобы обезопасить конфиденциальную информацию перед отправкой документа контрагентам», — поясняет Чадина Софья, менеджер MaxSoft.

3. Маркетинг и дизайн. Маркетологи используют редактор для быстрого комментирования макетов, внесения правок в презентации для вебинаров и оперативного исправления ошибок уже после конвертации в PDF без использования ненадёжных онлайн-сервисов.

4. Работа со скан-копиями и распознавание (OCR). Каждая компания сталкивается с рукописными пометками, сканами договоров с печатями. OCR-движок ContentReader PDF качественно распознает даже низкокачественные сканы на русском языке, позволяя не просто извлечь текст, но и получить полностью редактируемый документ.
«Другие редакторы часто объединяют подпись и печать на документе в один объект. А ContentReader PDF разделяет их. Возможность удалить только подпись, оставив печать, — это очень полезно», — считает Артем Вентцель.

5. Контроль и безопасность. Отдельная задача — обнаружение несанкционированных правок в уже согласованных документах. Клиенты или контрагенты могут изменить условия оплаты, сроки или юридические адреса. Функция сравнения документов помогает выявить даже малейшие изменения и избежать серьезных финансовых потерь.

Какие функции ContentReader PDF наиболее популярны?

Как демонстрирует практика, ключевыми элементами рабочего процесса являются редактирование, конвертация и сравнение документов. При этом наибольшую ценность для пользователей представляет не техническая возможность конвертации как таковая, а тот практический результат, который она дает: мгновенное преобразование файла в удобный для работы формат с полным сохранением конфиденциальности данных.

«Я часто работаю с конвертацией, выделяю абзацы или строки, пользуюсь инструментами рисования. Очень выручает выравнивание изображения — когда сканера под рукой нет и приходится делать фото на телефон», — отмечает Никита Корчагин.

Почему компании выбирают ContentReader PDF?

1. Производительность и удобство. Интуитивно понятный интерфейс и высокая скорость работы даже с большими документами позволяют начать работу без долгого обучения.
«Интерфейс программы позволяет легко разобраться с работой того или иного инструмента. Кроме того, редактор работает быстро и не виснет, как некоторые другие решения. Для нас ContentReader PDF стал единым окном, которое закрывает сразу большое количество задач», — рассказывают Полина Зимина и Анастасия Лещенко.

2. Точная работа с кириллицей. Решение качественно распознает текст на русском языке с сохранением форматирования, что выгодно отличает его от многих бесплатных и зарубежных аналогов.
«Работа с кириллицей — это одно из важных преимуществ ContentReader PDF. Сохраняется шрифт, размер, буквы не „пляшут“. Не нужно дополнительно часами сидеть и исправлять результат распознавания, как это было с другими решениями», — констатирует Никита Корчагин.

3. Безопасность данных. Это российский продукт, и вся обработка файлов происходит локально, на компьютере пользователя.
«Я ценю, что это российский продукт, и все данные остаются внутри ИТ-контура. Использование онлайн-инструментов для работы с PDF — это всегда риски, так как никогда не знаешь, куда уходят файлы. Для нас важно, чтобы все обрабатывалось локально», — делится Иван Папшев.

Как показывает практика наших клиентов, современный PDF-редактор вышел далеко за рамки простой программы для просмотра. Это многофункциональная рабочая среда, которая решает конкретные бизнес-задачи: ускоряет согласование документов, автоматизирует рутину, защищает конфиденциальную информацию и минимизирует юридические и финансовые риски.

Компания MaxSoft, как официальный партнер, рекомендует ContentReader PDF как надежное и эффективное решение, которое легко интегрируется в повседневные процессы вашей компании.

Готовы повысить эффективность и безопасность работы с документами?
Заполните форму обратной связи для получения бесплатной консультации по внедрению ContentReader PDF от специалистов MaxSoft. Мы поможем подобрать решение, идеально соответствующее задачам вашего бизнеса.

Форма обратной связи