АпК «Агротек»: с помощью цифровизации навели порядок в делах и документах

Компания MaxSoft успешно внедрила цифровое решение Directum RX для компании «Агротек» - крупной компании агропромышленного комплекса на Дальнем Востоке. Начав с минимального облачного варианта, АпК «Агротек» вместе со специалистами MaxSoft постепенно расширили охват пользователей и перенесли систему на локальный сервер, что позволило значительно увеличить эффективность и оптимизировать бизнес-процессы компании.

О заказчике

Агропромышленный комплекс «Агротек» — динамично развивающаяся компания, которая стремится предугадывать потребности потребителей, обогащая рынок новыми, зачастую прогрессивными продуктами и услугами. Ведущий производитель в Камчатском крае по направлению животноводства, производства кормов и пищевых продуктов. Выпускает 70% мясной продукции на Камчатке, по 20 тонн продукции в день. В компании трудится более 700 человек.

История и предпосылки проекта

Производственная деятельность компании связана с большим потоком исходящей и внутренней информации. В первую очередь, это обмен договорами и первичными бухгалтерскими документами с контрагентами, приказами, служебными записками, поручениями. Все это было в бумажном виде, из-за чего компания столкнулась с рядом проблем:

• потеря документов;
• затянутый процесс согласования;
• неоперативный контроль по выполнению оформления на бумаге задач и поручений;
• ошибочная приоритетность документов.

По мнению аналитиков, эффективность некоторых бизнес-процессов не достигла ожидаемых результатов. Плюс компания потратила ресурсы на покупку бумаги, офисной техники, почтовых и курьерских услуг.

«Нам понятно, что бумажный документооборот сильно тормозит развитие компании, в которой трудится около 700 человек. У сотрудников уходило много времени на общение, часть информации на бумаге в холодном виде не доходила до исполнения, потому что терялась, важные документы оставались без внимания под ворохом второстепенных, а также отсутствовал контроль исполнительской дисциплины. Если в компании проходила процедура согласования, мало кто знал на каком этапе и в каком документе находился».

Полезные решения

В компании понимают, что добиться полной отдачи от бумажных документов в короткие сроки не получится, но есть возможность, хотя бы частично перейти на ЭДО.

Проанализировав предложения нескольких компаний на рынке SED/ECM, остановился на продукте российского поставщика Directum RX. Основные критерии выбора:

• дружественный и понятный интерфейс;
• гибкая настройка различных процессов согласования;
• Возможность администрирования системы собственными силами, без помощи разработчика;
• наличие облачной и локальной схемы реализации;
• удаленный доступ — мобильные приложения для руководителей и сотрудников.

Ход проекта

Внедрение происходило в несколько этапов:

• знакомство с компанией, влияние болей и причины изменений в ЭДО. Опрос сотрудников, обеспечение пожеланий и потребностей;
• запуск в облачном режиме Directum RX. Привлечение новых сотрудников и повышение их заинтересованности в процессе обучения;
• Миграция системы с облаками в локальную инфраструктуру заказчика и запуск.

Первые эксперименты

Так как у компании уже был опыт неудачных проектов развития ЭДО, которые не дошли до успеха, то в этот раз мы хотели опробовать, не прибегая к большим затратам.

В итоге выбрали облачный вариант и сначала купили один пакет на 25 пользователей с подключением к облаку.

Я попробовал внедрить это постепенно, чтобы начать развитие ЭДО для внешних переписок и затем получить внутреннюю переписку. Но в этом направлении мы встретили представителей консервативного сопротивления и других сложностей.

В итоге решили пересмотреть и зайти с другой стороны, а именно с документов, сопутствующих производственных процессов: приказов, служебных записок и согласования постоянного вида документов.

И этот эксперимент оказался успешным, появилась заинтересованность сотрудников.

Это рутинная и в то же время урезанная часть документооборота, и его оцифровка существенно упрощала задачи исполнителей. Такой подход помогает повысить не только эффективность процессов, но и лояльность сотрудников к переходу на ЭДО.

Развитие проекта

Далее мы добавили в систему работу с договорами и их согласование. И сейчас наблюдается, как дальше возможно повышение. Чем больше видов документов соответствует системе, тем больше сотрудников вовлекается в цифровое взаимодействие.

Чтобы отключить начальное сопротивление и активировать маховик, мы прибегаем к помощи совместных торговцев. Рассылали сотрудникам документацию и инструкции, которые могли бы помочь.

Большим плюсом было то, что по мере развития тоже было легко развивать систему и платить за новые места именно тогда, когда они нам понадобились. Сначала есть расширители до пакета на 50, затем до 75 пользователей.

Переезд из облаков в локалку

В течение года мы в общей сложности ввели новые документы, соответствующие требованиям прогресса в рассмотрении коллегами по удобству работы с СЭД. По итогам годовой работы с системой Directum RX в компании были приняты решения о переходе на локальный вариант.

Такое решение принято, прежде всего, для комплексной системы взаимодействия бизнес-процессов в группе компаний Агротек. Кроме того, подразумевается подключение бухгалтерии, организация ЭДО с контрагентами и осуществление легитимного осуществления документооборота.

Переход по локальному варианту и миграция из облаков прошли достаточно безболезненно. В этом оказании услуг партнера Maxsoft. Процесс переезда с облаками занял около двух дней. За это время перенесли сайты и построили систему, подключили облачные объекты к локальной инфраструктуре.

Настройка и адаптация системы

В начале в облаке мы пользовались стандартными регламентами и простой визуальной настройкой процессов с помощью блоков и обозначений связей (без кода).

Но чем дальше мы, осваивали Directum, тем больше было того, к чему мы стремимся идти дальше: в том числе идеи новых типов, новых видов документов, доработка их. Необходима адаптация системы в соответствии с нашими требованиями, тем более, что имеется такая возможность.

Факторы успеха

Факторами успеха проекта, помимо быстрого старта с небольшими инвестициями и постепенного расширения, можно отметить фундаментальный подход к обучению. Наши сотрудники прошли обучение и самостоятельно администрируют и развивают систему.

Важно, что компания и команда проекта совместно с Maxsoft провели комплексную работу по внедрению и развитию. И сейчас она продолжается.

По итогам текущего использования в качестве преимуществ системы наблюдения:

• для удобства администрирования есть наглядные инструменты;
• хороший уровень юзабилити, визуальный, легко воспринимается пользователями.

Результаты

За год удалось добиться увеличения количества учетных записей, сократить время согласования документов, повысить уровень исполнительской дисциплины. Все документы хранятся в хранилище, где их легко найти и просто потерять.

Руководство и сотрудники успешно обеспечивают как стационарное игровое место, так и удаленный доступ с помощью мобильных приложений Solo и Jazz.

Показатели:

• более 100 подключенных пользователей;
• 1200 документов создается за год;
• в 3 раза сократилось время согласования производственных приказов;
• до 89% повышается уровень исполнительской дисциплины.

Планы дальнейшего развития:

• Полное заключение бумажного документооборота при работе с приказами и договорами.
• Интеграция с 1С, операторами ЭДО Сбис, Диадок.
• Настройка новых документопотоков.
• Цифровизация управления проектами и командами.

Источник

Хотите участвовать в акции?